No dia 29/04/2020 às 10:00 tive a oitava apresentação de um dos softwares listados no Gestão Legal Soluções – o Primeiro Repositório de Soluções para a Área Jurídica do Brasil pelo time da LegalManager.
A ferramenta usada para apresentações remotas pela LegalManager é o Microsoft Teams e quem conversou comigo foram Marcos Kudo, Sócio e Claudio Wilberg, Sócio.
No início dos anos 2000 em um momento de forte tendência de boutiquização dos escritórios de advocacia no Brasil, aliado à bagagem adquirida com o trabalho em um grande escritório, nasce a LegalManager para atender a todas as necessidades deste novo perfil de escritórios que surgia.
A LegalManager foi fundada em 2005 por Cristina Saito e Claudio Wilberg, desenvolvendo soluções para os escritórios o produto LegalManager. Em 2009, Marcos Kudo entra na sociedade da empresa e lançam o LegalManagerDJ para atender o mercado de departamentos jurídicos.
Os softwares LegalManager e LegalManagerDJ são sistemas realmente distintos, desenvolvidos em plataformas diferentes, para mercados diversos, mas com aproveitamento de expertises.
Ambos os sistemas possuem uma tela inicial com dashboard, onde são visualizados cards com KPIs/indicadores. Cada grupo de usuários pode visualizar o mesmo card composto por dados diferentes, ou seja, o mesmo indicador pode ser visualizado por duas pessoas com resultados diferentes a depender das permissões de visualização de cada um.
O LegalManager, que é a solução indicada para escritórios de advocacia, inicia sua gestão partindo dos contratos de honorários com várias opções de cobrança e às quais são vinculados processos e consultivos. Como me disse o Cláudio: “devemos pensar em árvores, onde cada cliente é o tronco, os contratos são os galhos e os processos são as folhas”.
Na área operacional do sistema, temos a gestão da agenda, time sheet, processos e consultivo.
As atividades da agenda podem ser vinculadas a processo, contrato, empresa, contencioso, proposta etc. Ao realizar um compromisso é possível incluir anexos, cadastrar andamento no processo, incluir hora trabalhada no time sheet e tudo isso facilita bastante o trabalho de navegação dos advogados no sistema.
No ciclo de faturamento existe uma análise bem interessante de quantidade de horas trabalhadas e valor cobrado por contrato/cliente. Aqui deixo uma dica, pois o time sheet deveria realmente ser usado independentemente da cobrança ser ou não por hora, pois assim teríamos como avaliar se a cobrança por êxito ou mensal, por exemplo, está satisfatória ou não a depender do consumo de horas realizado.
No faturamento é possível dividir a conta para mais de um pagador e, em muitos casos, já me deparei com esta necessidade em escritórios e a impossibilidade rápida de fazer esta divisão é algo que prejudica bastante o andamento do fluxo do faturamento.
Para a emissão das notas fiscais, o LegalManager possui uma ferramenta de auxílio que gera um relatório de notas de honorários que poderá ser usado no site da prefeitura, para que todas as notas sejam emitidas ao mesmo tempo e sem retrabalho.
O LegalManager emite boleto e faz a importação de arquivo de recebimento de boletos para dar baixa automática no sistema. Faz também conciliação do extrato bancário dando baixa nas contas a pagar e a receber.
Ainda sobre a gestão financeira, há a possibilidade de criação de contas a pagar recorrente para provisionamento de gastos e análise de fluxo de caixa, além de rateios pré-configurados para as áreas.
Para o acompanhamento de propostas de honorários existe o módulo de gestão comercial, que permite uma visão de todos os contratos que estão em negociação e dos já fechados com seus respectivos andamentos, compromissos e arquivos anexados.
O LegalManagerDJ, que é a solução indicada para departamentos jurídicos, possui 5 grandes módulos:
- Contencioso
- Contratos
- Consultivo
- Societário
- Marcas e Patentes
O Contencioso ocupa-se da gestão dos processos com seus andamentos, valores, arquivos e uma área para inclusão de campos específicos do business de cada cliente que poderão ser usados em relatórios e no BI do sistema.
O Cockpit possui análises de dados de fácil extração e compreensão. As análises podem ser por área, filial, correspondentes, pedido, valor etc.
O módulo Contratos possui um serviço de mensageria com a possibilidade do envio automático de vários tipos de alertas configuráveis. Além da geração automática de minutas. Os contratos passam por fluxos de aprovação no workflow com a finalidade de automatizar e agilizar este fluxo de trabalho.
Por fim, o LegalManagerDJ possui um BI que permite a análise de informações, extração dos dados para o excel e também gráficos.
Termino aqui as primeiras impressões sobre o LegalManager e LegalManagerDJ e faço um convite para que baixe o ebook que contém todas as soluções disponíveis para a área jurídica, o Gestão Legal Soluções – o Primeiro Repositório de Soluções para a Área Jurídica do Brasil.
Até a próxima!