Meu software de Gestão Legal não atende às minhas expectativas!!!

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Trarei neste artigo uma reflexão sobre um dos principais problemas de um software de gestão legal, ou seja, de um software para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas, não atender às expectativas de quem o comprou: sua utilização.

Dediquei 15 anos da minha vida profissional em análises de uso de software de gestão legal e, na maioria esmagadora dos casos, o maior problema do software, não era o software, mas sim, como os usuários do software estavam se relacionamento com ele.

Seja no input de dados ou no output de informações, é necessário saber que o software não consegue trabalhar sem a ajuda de um ser humano e que se são cadastrados dados desorganizados e despadronizados, sem foco nas informações que se deseja extrair, são extraídos relatórios ruins, que não atendem às necessidades do escritório e que levam os sócios a apontarem o software como o principal culpado deste insucesso, quando, muitas das vezes, o software não tem nenhuma culpa sobre a situação.

É possível evitar que por má utilização o software de gestão não atenda às expectativas?

Sim. É perfeitamente possível.

Para isso, o mais recomendado é que o escritório, assim que contratar o software, contrate também uma consultoria de implantação do software, que precisará entender as rotinas e pessoas do escritório para poder definir a melhor maneira de utilização de cada um dos campos e ferramentas do sistema.

Depois, a consultoria necessita documentar tudo em um guia de cadastro personalizado e treinar os colaboradores.

Se possível, a consultoria deve ser estendida para um acompanhamento da utilização, uma auditoria, a fim de que problemas de definição ou utilização sejam rapidamente identificados e corrigidos.

É possível identificar e corrigir a má utilização de um software de gestão legal?

Sim!

Para isso, contrate um consultor com senioridade em implantação de softwares, saneamento de dados e rotinas.

O consultor irá identificar os problemas de utilização, deverá corrigir tabelas, eliminar duplicidades, excluir o “lixo” e, depois, documentar tudo em um guia de cadastro personalizado e treinar os colaboradores.

 

Tabelas bem padronizadas, rotinas bem definidas, responsabilidades claras, time treinado e acompanhamento da utilização do software, são o caminho para o sucesso de um software de gestão legal em um escritório de advocacia.

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