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No artigo “Como migrar dados para o novo software de gestão legal?”, comentamos sobre a importância de fazer uma migração assistida por um consultor. Falamos que ela deveria ser uma migração subjetiva e que os dados deveriam ser saneados no momento da migração para que a base de dados já venha para o novo software pronta para ser usada e isso evite a resistência dos usuários com a mudança.
Quais dados devem ser migrados?
Os dados dos contatos, pessoas físicas e jurídicas, são essenciais na migração, pois os demais itens, utilizam contatos em seus cadastros. O cuidado que se deve ter na migração dos contatos é em relação a duplicidade, pois não é incomum que bases de dados antigas possuam a mesma pessoa cadastrada várias vezes com pequenas variações. CPF e CNPJ são as chaves que eliminam em 100% as duplicidades, mas como é raro que existam em todos os cadastros, o nome/razão social deverão ser considerados e o consultor deverá fazer uma análise manual de duplicidades. Alguns softwares possuem ferramentas que ajudam na unificação de contatos duplicados após a migração.
Os processos e seus dados são o principal motivo de os Escritórios buscarem a migração de dados e é neles que o trabalho do consultor normalmente se faz mais visível e importante, pois, sendo um bom conhecedor do novo software e da matéria jurídica, o consultor poderá trabalhar muito com os dados origem, inclusive pressupondo através de regras o preenchimento de campos no novo software que não existiam no antigo.
Os dados financeiros normalmente são descartados numa migração. Esta recomendação é comumente feita tanto pela empresa responsável pelo novo software que normalmente é também responsável pela parte técnica da migração, quanto pelo consultor, pois como os conceitos, campos e ferramentas financeiras costumam ser bem distintos de um software para outro e estas informações não admitem nenhum erro, a migração destes dados possui bastante risco, embora possível desde que seja feito um trabalho bem aprofundado.
Outros dados também podem fazer parte da análise de migração, como dados de contratos, serviços extrajudiciais, compromissos, tarefas, anexos e até mesmo time sheet.
Consulte um consultor antes de tomar decisões sobre migração de dados, isso poderá evitar muito desgaste, perda de tempo e dinheiro.