Por que é tão difícil estar satisfeito com o software de Gestão Legal?

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Irei falar neste artigo sobre 2 motivos que levam Escritórios de Advocacia ficarem insatisfeitos com seu software de Gestão Legal.

  • A escolha errada do software
  • A má utilização do software

É claro que existem outras causas de insatisfação, como o atendimento do fornecedor, bugs, atrasos nas entregas de customizações, problemas com migração de dados. Mas focarei em escrever apenas sobre as 2 causas que o escritório ou DEJUR têm poder sobre elas.

A escolha errada do software

É comum que, ao buscarem um software de gestão, os responsáveis pela compra no escritório, foquem na ponta errada da escolha. Explico: o foco deve ser nas necessidades do escritório e não na oferta do mercado.

É necessário que o escritório saiba do que precisa para depois analisar suas opções de software e concluir se o sistema irá atender ou não.

Se existe um tipo de relatório que é básico no escritório, é preciso ter certeza de que o software irá gerá-lo. E mesmo que o layout não seja o mesmo, é crucial que as informações sejam validadas e que o novo layout seja aprovado, por exemplo.

Se isso não for feito em momento de avaliação para a compra do software, quando os usuários necessitarem deste relatório e ele não existir da maneira esperada, haverá decepção, desgaste e insatisfação.

Portanto, as necessidades devem ser avaliadas antes da compra e não em momento de implantação ou utilização do software.

Para escolher corretamente o software de gestão legal, será necessário o engajamento de alguém do escritório que conheça toda a sua realidade e necessidades, e também de um vendedor ou consultor do fornecedor que ajude na análise de aderência, pois deverão ser pensadas e demonstradas formas alternativas de utilização da ferramenta e de extração das informações, para que os responsáveis pela compra possam dizer se é satisfatório ou não.

Não tenha pressa para comprar um software, tenha cautela!!

A má utilização do software

A utilização incorreta do software já pode começar com a resistência à mudança dos usuários. Rotinas deverão ser adaptadas e relatórios também!!

Os colaboradores do escritório precisam estar abertos para receberem o software e a aceitarem alterações em seu cotidiano, para que haja adaptação à nova ferramenta e com isso o resultado seja o melhor possível.

Não estou dizendo que é necessário abrir mão daquilo que é vital, mas sim que para aquilo que não irá prejudicar o resultado final, deve haver flexibilidade e boa vontade em consentir alterações em relação ao status quo.

Em um segundo momento, os problemas de utilização são: pessoas que não querem utilizar o novo software e a utilização incorreta do mesmo.

Para os resistentes, a questão é de gestão. Se o software deve ser usado, então ele deve ser usado por todos e não há discussão sobre isso. Todos precisam se esforçar e se adaptar.

Para a utilização incorreta propriamente dita, que normalmente afeta padrões, a primeira causa pode ter sido a falta de uma implantação adequada, com consultor, definições de utilização e padrões e elaboração de guia de cadastro.

Como segunda causa, há os desleixados. Aqueles que não se importam com o resultado final, que negligenciam o uso do software e que boicotam o investimento do escritório. Novamente, a questão aqui é de gestão.

 

Escolher bem o software e utilizá-lo corretamente estão sob o controle do Escritório de Advocacia e já são um grande passo para se ter satisfação com o software de gestão legal.

 

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