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No artigo: “Os 3 pilares da Gestão Legal”, nós falamos que um dos pilares seriam os “Procedimentos eficientes”.

Um procedimento eficiente é aquele que cumpre seu objetivo utilizando apenas os recursos necessários para tal.

Os escritórios de advocacia curiosamente sofrem de problemas antagônicos quando se trata de procedimentos.

Uns possuem procedimentos exageradamente burocráticos, rebuscados e complexos. Às vezes há procedimentos que seriam facilmente suprimidos sem nenhum prejuízo para o andamento das atividades.

Outros têm escassez de procedimentos. Todos acreditam que todos sabem de tudo, que não é necessário documentar, não é necessário discutir e torná-los públicos, pois tudo é muito óbvio.

O fato é que boa parte dos escritórios, pecando para mais ou para menos, possui nos procedimentos um problema nem sempre explícito.

É neste contexto, que muitas vezes um Consultor de fora do escritório consegue ter uma visão holística e posteriormente aprofundar em cada atividade (não estamos falando da função jurídica em si) para propor melhorias nas rotinas.

Esta função pode também ser desempenhada exclusivamente pelo Gestor do escritório, sem a ajuda de um Consultor, entretanto sem a riqueza das experiências e benchmarking que um Consultor experiente poderá trazer consigo.

Quais passos devemos seguir para implantar um procedimento eficiente:

• Analisar detalhadamente a rotina que ele irá afetar;
• Concluir que um procedimento é realmente necessário;
• Verificar se ele irá interferir em outros procedimentos;
• Aprovar o procedimento com os envolvidos diretos (os executantes);
• Aprovar o procedimento com os envolvidos indiretos (os clientes internos);
• Concluir o fluxo do procedimento;
• Documentar de maneira visualmente fácil de ser interpretado;
• Divulgar;
• Colocar em prática;
• Acompanhar o funcionamento;
• Coletar feedbacks dos executantes e clientes internos;
• Melhorar continuamente.

Estas etapas devem ser executadas em qualquer procedimento, por menor e mais simples que seja.