Softwares ajudam a ter procedimentos mais eficientes?

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 Sim. Os softwares podem ser grandes aliados na conquista de procedimentos eficientes em escritórios de advocacia.

Um dos grandes desafios da advocacia moderna é a gestão do tempo.

Onde for possível economizar tempo para que ele possa ser investido em outras tarefas, deve-se economizar.

Um grande ladrão de tempo em escritórios de advocacia são os procedimentos mal estruturados ou a falta deles.

Já dissemos em outro artigo que “um procedimento eficiente é aquele que cumpre seu objetivo utilizando apenas os recursos necessários para tal” e o que é necessário para a execução de uma rotina poderá variar em função das ferramentas que o escritório tem em mãos para executá-la.

Há softwares com ferramentas de workflow que podem contribuir para a gestão de procedimentos e automação dos mesmos, mas, independentemente da existência de uma ferramenta de desenho de fluxos, o workflow, um dos grandes objetivos dos softwares em termos gerais, já é automatizar fluxos mais comuns e também as tarefas mais trabalhosas, a fim de evitar os erros humanos e também reduzir o tempo de execução.

A não ser que o escritório de advocacia seja muito grande e realmente necessite de uma ferramenta de workflow para desenhar seus fluxos que possuem muitas variáveis e executantes, a dica é que o foco sejam os procedimentos naturalmente automatizados pelo software.

Vamos usar algumas rotinas que envolvem o Financeiro do escritório, para exemplificarmos o que seriam estes fluxos automatizados sem a necessidade de uma ferramenta para modelagem dos mesmos:

  • Advogados e estagiários cadastram seus gastos que passam por uma etapa de aprovação no financeiro para que o reembolso seja concedido;
  • O advogado cadastra uma custa para ser paga e o financeiro recebe a solicitação em seu fluxo de itens pendentes;
  • A operação do escritório cadastra os andamentos nos processos e ao final eles possuem ligação com o contrato de honorário nos casos de cobrança por ato, mudança de fase ou êxito, por exemplo, e quando o financeiro fecha o mês para saber o que deve cobrar, automaticamente os contratos já possuem sugestões de cobrança de honorários a serem feitas independente de uma ação humana;

É importante que as possibilidades de automatização de processos do software de gestão legal sejam levadas em consideração ao definir os fluxos para as rotinas do escritório de advocacia, a fim de que o escritório possa se beneficiar ao máximo destas automatizações.

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