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Comumente conhecidas como “contas caixinha”, já que são originadas e menores que “o caixa” do escritório, as caixinhas muitas vezes tiram o sono de quem é responsável pela sua gestão e, em muitos casos, não se consegue a gestão adequada e precisa que é necessária para este tipo de controle.
Todo escritório de advocacia possui pelo menos um caixa, que é aquele dinheiro que fica normalmente com o financeiro como uma reserva para pagar pequenas contas e também para ser repassada como adiantamento ou reembolso de algum gasto a realizar ou realizado pelos advogados, estagiários e paralegais.
Quando este dinheiro sai do caixa e vai para as mãos do time de operações, independente se antes ou depois do gasto previsto, é que encontramos uma dificuldade de gestão e acompanhamento do status de cada valor repassado.
Para resolvermos esta situação com precisão e sem complexidade, necessitamos ter uma conta para cada caixinha e um “fluxo de caixa” para cada uma delas. Além disso, um procedimento bem definido de lançamento e posterior aprovação por alguém do financeiro responsável por esta gestão, são características importantes para este controle.
É necessário que seja possível visualizar as solicitações de antecipação de cada pessoa, assim como os gastos realizados ou a realizar, sua solicitação de baixa através de comprovante e, por fim, o saldo da conta caixinha, para que o escritório consiga visualizar a atual situação, ou seja, se necessita reembolsar alguma quantia ou se irá reaver algum montante anteriormente antecipado e não gasto.
A gestão das caixinhas pode realmente ser simples, desde que o software de gestão do escritório esteja preparado para ela ou então que exista uma planilha de excel bem estruturada para se fazer um “fluxo de caixa” para cada conta caixinha existente, ou seja, para cada colaborador do escritório que necessita de dinheiro para fazer diligências.
A gestão realizada através de canhotos de vales ou planilhas de excel não estruturadas corretamente, além de complexa, muitas das vezes se torna morosa, inclusive atrasando o pedido de reembolso para o cliente e, em alguns casos, um pouco equivocada e cheia de remendos.
Se possível, faça o controle das caixinhas através de software de gestão legal da maneira mais automatizada possível, pois, com certeza, evitará desgastes desnecessários e aumentará a precisão do controle, além de contribuir para que todo este processo seja mais ágil.