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Não há exemplo melhor de como um software de gestão legal se faz necessário em um escritório de advocacia do que em escritórios que possuem contencioso de massa.
Onde há contencioso de massa, há volume, exigência de celeridade e necessidade de indicadores que auxiliem na análise dos resultados processuais e financeiros.
Um software de gestão legal adequado para o contencioso de volume deverá auxiliar na área operacional, de maneira a contemplar todos os campos que proporcionarão as informações relevantes sobre o andamento e resultado dos processos, além de propiciar uma análise que possa munir os gestores a sugerirem acordos e posteriormente identificarem a economia que seu cliente obteve, por exemplo.
Além disso, vários indicadores (KPIs) são demandados para análises gerenciais que podem determinar alterações na postura de relacionamento do cliente a fim de evitar novas ações judiciais e também mudanças na estratégia nas demandas já existentes.
Um software de gestão adequado a este tipo de advocacia, tem de ser capaz de extrair os indicadores necessários às análises específicas para cada cliente.
A integração do módulo de gestão processual com a cobrança dos honorários e pedido de reembolso de despesas é uma das características que mais evidencia a contribuição de um software de gestão com as necessidades do contencioso de massa.
O software deve ter um módulo adequado para o cadastro dos contratos de honorários e de regras de cobrança de honorários e de reembolso, que sejam integradas com o seu módulo processual.
O estagiário que fez um gasto com táxi e xerox não precisa saber que no contrato deste cliente, o táxi é reembolsado e o xerox não. Ele deve apenas lançar os gastos a título de saída no caixa e uma regra no contrato de honorário vinculado ao processo onde houve a diligência é que deve já determinar a cobrança ou não de reembolso por tipo de gasto.
Além disso, a emissão e conferência da nota de reembolso podem ser muito facilitadas em razão da ferramenta que o software oferece para executar estas tarefas. Portanto, deve-se dar atenção a estes aspectos. Etiquetar, conferir, anexar recibos em e-mails e ordenar os recibos são ações que quanto mais automatizadas, mais agilizam o procedimento de reembolso como um todo.
A cobrança de honorários, seja por processo ativo, ou por processo novo, ou um valor para cada novo e outro para sua manutenção, ou por ato praticado, ou acordo conquistado, também deve estar atrelada a regras automáticas que não necessitem que os advogados e estagiários que trabalham nos processos conheçam o contrato de honorário e suas regras financeiras, assim como que os colaboradores do financeiro não precisem ficar solicitando informações manuais para os advogados.
Portanto, é principalmente no módulo Financeiro, desde que integrado ao módulo de Processos, que o contencioso de massa pode se beneficiar com um bom software de Gestão Legal.